Презентація підготовлена? Чудово! Аудіовізуальний матеріал підібраний? Теж добре. Якісне обладнання і платформа для вебінарів є. Але чогось не вистачає …

Вам необхідно зачепити учасника вітальною промовою, не дати йому нудьгувати в середині вебінару і правильно завершити онлайн-зустріч. Ні, танці з бубном тут не допоможуть. Стане в нагоді грамотний сценарій вебінару, без якого не обходиться жодна успішна онлайн-зустріч.

Ми пропонуємо для прикладу шаблон, який можна адаптувати як для модератора і одного спікера, так і для групи виступаючих.

До речі, ми радимо проводити будь-які онлайн-заходи з помічником. Особливо на початку знайомства з вебінарами. Домовтеся, хто займатиметься безпосередньо виступом, а хто буде вести переписку з учасниками, увімкне презентацію або відео у певний момент.

Повернімося до сценарію вебінара.

Сценарій вебінара

Що собою являє сценарій онлайн-заходу?

Це заздалегідь підготовлений план, який містить вітальне слово, виступи усіх спікерів та завершальну промову. Тобто все те, що буде відбуватися на самому вебінарі.

Сценарій необхідно чітко структурувати, поділивши його на частини:

• вступ;
• основні тези, ключові виступи;
• заключна частина.

Продумайте можливість виникнення позаштатних ситуацій (суперечок, неполадок в устаткуванні та іншого). А також розпишіть приблизний план дій за цих форс-мажорів.

Отже, приблизний план готовий. Заходимо у вебінарну кімнату MyOwnConference (або на іншу зручну вам платформу, але куди вже зручніше нашого сервісу?!). Натискаємо кнопку запису, а потім – «Говорити».

Вступ

Модератор: Доброго дня! Вдячний всім за те, що ви знайшли час і прийшли на сьогоднішній вебінар. Мене звати [ім’я модератора] і я [посада] в [назва компанії]. Організація, яку я представляю [назва], є сьогодні головним постачальником [яких послуг].

Тепер попрошу вас відповісти на питання, щоб ми могли зрозуміти, чи добре нас видно і чутно.

Запустіть опитування.

Додайте в сценарій додатковий час і підготуйте відповідь на той випадок, якщо виникнуть технічні неполадки.

Приклад повідомлення для учасників, які написали, що у них виникли технічні проблеми:

Якщо у вас виникли технічні проблеми, варто відповісти на кілька основних питань:

• Чи стабільне ваше інтернет-з’єднання? Яка у вас швидкість підключення? Для комфортної участі вона повинна бути не менше 4 Мб / сек.
• Чи правильно підключені ваші навушники? Ви відрегулювали гучність у вебінарній кімнаті, на комп’ютері і колонках?
• Переконайтеся, що у фоновому режимі не працюють інші програми, які можуть блокувати перегляд вебінару: Skype, Viber, Teams і т. д.

Якщо у вас як і раніше виникають технічні проблеми, будь ласка, повідомте про них у техпідтримку сервісу вебінарів, щоб розв’язати цю проблему якомога швидше.

Повідомлення для тих, у кого не виникло труднощів:

Чудово. Сьогодні ми представляємо «[назва]», про яку нам розповість [спікер].

А поки ми не почали, поговоримо про способи спілкування з нами на вебінарі. Якщо під час презентації у вас виникнуть будь-які питання, будь ласка, задавайте їх за допомогою кнопки «Задати питання».

Покажіть її на слайді.

Ми будемо відповідати на ваші питання під час коротких перерв між блоками презентацій і виступів, а в кінці (або середині) вебінару залишимо час для відповідей.

Після нашого онлайн-заходу ви отримаєте на свою електронну пошту всю інформацію, озвучену сьогодні. Також буде відправлено посилання на запис цього вебінару, який буде доступний протягом 3 днів.

А зараз ми можемо починати! Наш сьогоднішній спікер [деталі/біографія спікера, щоб підкреслити досвід і статус у сфері діяльності].

Слайд з фотографією і короткі факти про виступаючому.

Примітки до вступу

Ця частина виступу модератора має рекомендаційний характер. Ви можете змінювати її залежно від обставин, цілей і спрямованості онлайн-заходу. Важливо розуміти, що сценарій вебінару – гнучкий інструмент. Оскільки під час таких зустрічей часто виникають непередбачені обставини, до яких потрібно бути завжди готовим.

Основна частина: презентації, виступи

Спікер: Дякую, [Модератор]! Привіт, учасники вебінару! Чудово сьогодні поговорити з усіма вами про …

Спікеру, під час свого виступу і демонстрації презентації, необхідно кожні 10-15 хвилин робити невеликі паузи, щоб поговорити з учасниками вебінару, запитати або дати відповіді на їхні запитання.

Спікер: І сьогодні на цьому, мабуть, усе. Зараз у нас буде трохи часу, щоб відповісти на ваші запитання.

Питання і відповіді включайте в сценарій вебінару

Модератор: Дякую, [Спікер]! У нас вже є кілька питань. Нагадую, що ставити їх потрібно, натискаючи на спеціальну кнопку.

Озвучте питання. Якщо у вас кілька спікерів, пропонуйте їм відповідати по черзі.

Якщо ведучий не знає відповіді на питання:

Визнаю, що питання цікаве. Я не впевнений на 100% у відповіді, тому хотів би трохи вивчити цю тему, перш ніж пояснювати її. Будь ласка, залиште  адресу своєї електронної пошти в особистому повідомленні, і я буду радий відповісти на це питання пізніше.

Модератор: Схоже, ми змогли відповісти на всі питання. [Спікер], чи є ще щось, про що б ви хотіли згадати?

Спікер: Ні, здається нічого важливого ми не упустили! Дякую всім…

Примітки до основної частини

У ключових виступах не забудьте вказати приблизний таймлайн доповідей ваших спікерів.

Модератор може також включатися в дискусію. Тим самим регулювати загальний настрій: підбадьорювати аудиторію, якщо лекція перевантажена сухою інформацією. Або не давати розгорітися неконтрольованій суперечці в разі обговорення гострої теми.

Кількість спікерів, а також час на обговорення, регламентується модератором в залежності від заявленої тривалості вебінару.

Завершення онлайн-заходу

Модератор: Чудово! Спасибі вам. Дорогі учасники, кілька важливих оголошень …

Час для оголошень і основний заклик до дії.

Ще раз дякую всім за участь у сьогоднішньому вебінарі.

Слайд з вдячністю і контактною інформацією.

Кінець.

Примітки до заключної частини

Ми рекомендуємо включати конкретний заклик до якоїсь дії. Підкріпити свою пропозицію ви можете за допомогою спеціальних кнопок Call to Action.

Хорошим завершенням онлайн-зустрічі може бути вдалий жарт. Часто можна побачити, як модератор ставить аудиторії риторичне питання. Сценарій вебінару може містити зворотний зв’язок. 

Загальні поради

А що з питаннями в чаті?

Можна вимикати чат на час виступу спікера, щоб усі зосередилися на матеріалі фахівця. Всі питання учасники можуть поставити особисто, друкуючи їх у спеціальному вікні. А модератор або спікер оберуть кращі коментарі та озвучать їх пізніше. Завдяки цьому буде легше утримувати весь робочий процес під контролем.

З іншого боку, в чаті учасники вебінару зможуть вступити один з одним у дискусію, викликану словами спікера. Це додасть інтерактивності. Потім можна спробувати обговорити дискусію. Яка, можливо, буде також нести свою цінність для всіх учасників онлайн-заходу.

Чи можна обмежитися лише нарисами сценарію?

Деякі модератори так і роблять. Вони залишають лише приблизний план з чітким таймлайном. Але для такого підходу необхідний досвід ведення онлайн-заходів. А також повна впевненість у спікерах, обладнанні та власній інформації, підготовленій для аудиторії. 

Сподіваємося, що тепер у вас з’явилися ідеї, як написати сценарій вебінару. Більше підказок про те, як підготувати і провести вебінар, ви знайдете в наших попередніх публікаціях.

Якщо ви хочете мати доступ до багатьох корисних функцій для проведення інтерактивного вебінару, безкоштовно протестуйте сервіс MyOwnConference.